Jak sprawdzić, czy kopie zapasowe w firmie rzeczywiście działają

Pięć pytań ważniejszych niż nazwa narzędzia

1. Co dokładnie jest kopiowane? Nie tylko pliki, lecz także systemy, konfiguracje, poczta, aplikacje chmurowe i dane przechowywane lokalnie.
2. Jak często powstaje kopia? Dzienna kopia oznacza możliwość utraty nawet całego dnia pracy.
3. Jak długo dane są przechowywane? Problem lub zaszyfrowanie danych może zostać zauważone dopiero po kilku tygodniach.
4. Kto potrafi przeprowadzić odtworzenie? Wiedza nie powinna należeć wyłącznie do jednej osoby albo zewnętrznego dostawcy.
5. Kiedy ostatnio wykonano test? Zielony komunikat w panelu potwierdza wykonanie zadania, ale nie zawsze integralność i użyteczność danych.

Kopia zapasowa ma wartość dopiero wtedy, gdy wiadomo, co można z niej odzyskać, kto to zrobi i ile czasu to zajmie.

Zacznij od danych i procesów, nie od serwerów

Lista infrastruktury nie zawsze pokazuje, co jest kluczowe dla firmy. Najpierw warto wskazać procesy, bez których organizacja nie może normalnie działać: wystawianie faktur, realizacja zamówień, obsługa klientów, produkcja, dostęp do dokumentacji, płace albo komunikacja.

Dla każdego procesu ustal:

• jakie dane i systemy są potrzebne;
• gdzie te dane się znajdują;
• kto jest ich właścicielem biznesowym;
• jak długo proces może nie działać;
• ile danych firma może zaakceptować jako utracone;
• czy istnieje procedura pracy zastępczej.

Szczególnej uwagi wymagają usługi chmurowe. Synchronizacja plików nie jest automatycznie kopią zapasową. Usunięcie, nadpisanie lub zaszyfrowanie danych może zostać zsynchronizowane na wszystkie urządzenia.

Jak wykonać użyteczny test odtworzenia

Test nie musi od razu obejmować pełnej katastrofy. Można rozpocząć od kontrolowanego odtworzenia kilku plików i jednej aplikacji.

1. Wybierz dane reprezentujące rzeczywisty proces biznesowy.
2. Ustal punkt w czasie, z którego mają zostać odzyskane.
3. Przeprowadź odtworzenie do bezpiecznego, odseparowanego miejsca.
4. Sprawdź, czy pliki można otworzyć i czy aplikacja działa poprawnie.
5. Zmierz czas od zgłoszenia do odzyskania danych.
6. Zapisz osoby, kroki, problemy i brakujące dostępy.
7. Po teście popraw instrukcję i przypisz działania naprawcze.

Wynik „udało się” to za mało. Firma powinna wiedzieć, czy zmieściła się w oczekiwanym czasie oraz czy odtworzone dane były wystarczająco aktualne.

Czy atakujący może usunąć kopie razem z produkcją

Jeżeli ten sam administrator, to samo konto albo ta sama domena zarządza środowiskiem produkcyjnym i kopiami, przejęcie jednego dostępu może pozwolić usunąć również backup. Dlatego ważne są separacja uprawnień, niezależne uwierzytelnianie, MFA i kopie odporne na zmianę lub usunięcie przez określony czas.

Sprawdź również, czy:

• alerty o błędach trafiają do monitorowanej osoby;
• konto do backupu nie jest używane do codziennej pracy;
• usunięcie dużej liczby kopii generuje alarm;
• co najmniej jedna kopia nie jest stale dostępna z produkcyjnej sieci;
• dostawca opisuje, za które elementy odpowiada, a za które odpowiada klient;
• firma wie, jak odzyska dostęp, gdy główny system tożsamości nie działa.

Minimalna lista kontrolna

• mamy listę najważniejszych danych i systemów;
• dla każdego z nich znamy częstotliwość i retencję kopii;
• wiemy, kto otrzymuje alerty o błędach;
• znamy oczekiwany czas i punkt odtworzenia;
• testujemy odtwarzanie według ustalonego harmonogramu;
• przechowujemy wynik testu i działania naprawcze;
• kopie są chronione innymi poświadczeniami niż środowisko produkcyjne;
• mamy instrukcję na wypadek niedostępności głównego administratora lub dostawcy.

Najlepszym rezultatem przeglądu nie jest lista funkcji produktu. Jest nim potwierdzona zdolność odtworzenia procesów, danych i dostępu do systemów w czasie, którego firma potrzebuje.